Acessando e baixando recibos de pagamento em PDF

Acessando e baixando recibos de pagamento em PDF

Uma vez que a folha de pagamento tenha sido processada e reconciliada, os recibos de vencimento devem ser distribuídos aos funcionários. Este artigo esclarece como os recibos de vencimento podem ser acessados e baixados.

Os funcionários podem acessar e baixar seus recibos de pagamento via ESS ou Pacey. Caso o módulo ESS não seja usado, os usuários no nível da empresa podem baixar o relatório de recibos de pagamento para fornecer aos funcionários. Um exemplo de um recibo de vencimento em PDF



Autoatendimento do funcionário (ESS)

Se os funcionários estiverem registrados no Employee Self Service (ESS), uma notificação por e-mail informando ao funcionário que seu recibo de pagamento em PDF está vinculado ao seu perfil ESS.
Para configurar essa função, ative a caixa de seleção "O recibo de pagamento será enviado por e-mail para todos os funcionários?" na tela Informações básicas da empresa.

Navegue > Configuração > Configurações básicas > Configurações da empresa > Informações básicas da empresa > Geral

  
O sistema enviará os e-mails na data de pagamento especificada na tela Datas de pagamento do recibo de pagamento. Navegue > ciclo da folha de pagamento > datas de pagamento do contracheque


Um exemplo da notificação por e-mail do recibo de vencimento


Explicações de ícones
Selecione o ícone "visualizar" para abrir o contracheque no sistema.


Selecione o ícone "download" para baixar o contracheque em formato PDF. O arquivo será salvo na pasta Downloads.


Selecione o ícone "e-mail" para enviar o e-mail em PDF como um arquivo compactado para o funcionário, que será protegido por senha.


Esse recurso está disponível em todas as edições do PaySpace.



Pacey (ESS via Whatsapp)

O Pacey permite que os funcionários visualizem e baixem seus contracheques pelo Whatsapp em formato PDF ou texto.

Cada funcionário registrado no Pacey receberá um número predefinido de conversas por mês. Os funcionários serão limitados ao número de conversas predefinidas escolhidas no nível da empresa. Essas conversas são medidas em incrementos de 24 horas que começam quando a primeira mensagem do usuário é enviada para o Pacey.

Durante essa janela de 24 horas, o usuário pode interagir com o Pacey por meio de quantas mensagens quiser, conforme necessário. Após a primeira janela de 24 horas ter expirado e o usuário iniciar outra conversa com Pacey após as 24 horas iniciais, ela será contada como uma segunda conversa.

Importante! Para que os funcionários usem o Pacey, o módulo adicional precisa ser ativado para a empresa no sistema.

Use as etapas a seguir para acessar e baixar um recibo de pagamento via Pacey.

Passo 1 - Inicie uma conversa com Pacey, enviando uma mensagem/texto "Oi".

Passo 2 - Selecione "Ver recibos de vencimento" nas opções do Menu.





Passo 3 - Selecione um contracheque para o mês a ser baixado.







Passo 4 - Selecione o formato em que deseja visualizar o recibo de vencimento.




Passo 5 - Abra ou baixe o contracheque no seu dispositivo.



Geração de recibos de vencimento em PDF a partir do menu Relatórios
Se o módulo ESS não for usado, os usuários de nível de empresa podem baixar o relatório de recibos de pagamento para fornecer aos funcionários.

Navegar > relatórios > relatórios > folha de pagamento padrão >




Navegar > Relatórios > Relatórios > Standard - Classic > Folha de Pagamento






Explicações de campo

Campo 
Explicação
Devolva-me este relatório no seguinte formato
Vários formatos estão disponíveis para extrair relatórios.
Enviar este relatório por e-mail para mim no formato acima?
Selecionar essa opção, quando o relatório for executado, enviará o relatório por e-mail para você no formato selecionado. O relatório será compactado e protegido por senha.
Marque aqui se quiser adicionar este relatório com os parâmetros selecionados à sua lista de relatórios agendados:
Você pode optar por salvar todos os parâmetros definidos. Um nome exclusivo pode ser especificado para identificar o relatório, daqui para frente. O relatório será salvo como um relatório agendado para uso futuro. Nota! Os relatórios agendados são configurados por perfil de usuário
Selecione uma execução
Selecione mês referência para download do contra-cheque
Ordem de classificação
Escolha uma opção para classificar os funcionários pelo sobrenome ou número do funcionário.
Excluir unidade organizacional, ponto de pagamento e classificação de projeto (classificar apenas na opção selecionada acima)
Por padrão, o relatório de recibo de pagamento é classificado por unidade organizacional, ponto de pagamento e, em seguida, projetos. Selecionar essa opção ignorará o padrão e classificará o relatório por Sobrenome do Funcionário ou Número do Funcionário de acordo com a seleção da ordem de classificação.
Incluir recibos de pagamento líquidos zero?
O holerite dos funcionários com salário líquido zero também será gerado.
Excluir recibos de vencimento para funcionários marcados como pagos?
Isso se aplica à execução selecionada acima. Quando o código salário líquido para este recibo de vencimento já tiver sido pago tiver sido selecionado na tela de edição do contracheque, o contracheque será excluído. 
Filtrar Funcionários pagos via
O Relatório de Recibos de Pagamento pode ser gerado para funcionários que recebem dinheiro, cheque ou EFT.
Nível da organização
Esses dois campos trabalham em conjunto. Você pode executar o relatório para um nível de organização específico.
Unidades Organizacionais
Como alternativa, é possível executar o relatório para uma unidade organizacional específica marcando a caixa na lista fornecida. A seleção de um item pai incluirá automaticamente todos os itens filhos relevantes. Nota! Se os itens pai e filho forem selecionados, os números dobrarão nos relatórios.
Número de funcionário
Especifique o número do funcionário para gerar um recibo de vencimento em PDF para um registro de funcionário específico.
Incluir apenas funcionários que NÃO têm endereços de e-mail?
Selecionar essa opção incluirá apenas funcionários sem um endereço de e-mail especificado na tela Perfil Básico.
Deseja visualizar os nomes dos componentes em um idioma alternativo?
Essa opção permite que você forneça os recibos de vencimento em PDF em um idioma alternativo. Somente os nomes dos componentes serão impressos no idioma alternativo conforme ele foi configurado no nível da empresa.
Posição
Se você estiver utilizando esse campo, por padrão, o relatório retornará todos os funcionários vinculados a todos os cargos. No entanto, você pode optar por executar o relatório apenas para uma posição selecionada.
Campo Personalizado
Este campo pode ser ignorado.
Executar
Isso executará o arquivo contendo os recibos de vencimento em PDF. O arquivo poderá ser obtido na pasta Downloads.
Enviar notificação por e-mail
Se o ESS (Autoatendimento do Funcionário) for usado, selecionar essa opção enviará notificações de recibo de vencimento por email aos funcionários. O e-mail conterá um link que direcionará o funcionário para seu perfil de Autoatendimento do Funcionário (ESS).